Privacyverklaring Freshino

Versie: 1 oktober 2026 Freshino is software van Klok Software B.V., handelend onder de handelsnaam Freshino. Wij vinden het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens en dat duidelijk is welke gegevens worden verwerkt, waarom dit gebeurt en hoe deze gegevens worden beschermd. Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• de openbare website freshino.nl;
• de Freshino ERP-webapplicatie;
• de mobiele Freshino-app voor Android en iOS.

De rol van Klok Software B.V. verschilt per onderdeel. Bij het gebruik van onze openbare website verwerken wij persoonsgegevens in beginsel voor onze eigen doeleinden en zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Bij het gebruik van Freshino ERP en de Freshino-app door klanten verwerken wij persoonsgegevens voornamelijk in opdracht van onze klanten. In dat geval is de klant verwerkingsverantwoordelijke en is Klok Software B.V. verwerker.

1. Wie zijn wij?

Freshino is een handelsnaam van: Klok Software B.V.
Fokkerstraat 21
4143 HJ Leerdam
Nederland KvK-nummer: 99788608
BTW-nummer: NL869133652B01 Handelsnamen: Klok Software B.V., Klok Software en Freshino. Voor vragen over privacy en de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Deel I: Freshino.nl

2. Persoonsgegevens via onze openbare website

Wanneer u freshino.nl bezoekt, contact met ons opneemt of een demo aanvraagt, kunnen wij persoonsgegevens verwerken. Het kan onder andere gaan om:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• informatie die u zelf in een contact- of demoformulier invult;
• voorkeursdatum of andere informatie over een aangevraagde afspraak;
• IP-adres;
• browser-, apparaat- en technische gegevens;
• gegevens over het gebruik van onze website;
• cookievoorkeuren.

Wij vragen alleen gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens via freshino.nl gebruiken om:

• vragen en contactverzoeken te beantwoorden;
• een demo of afspraak in te plannen;
• informatie over Freshino te verstrekken;
• contact te onderhouden met geïnteresseerde en bestaande klanten;
• onze website technisch goed en veilig te laten functioneren;
• misbruik, storingen en beveiligingsproblemen te onderzoeken en voorkomen;
• inzicht te krijgen in het gebruik en functioneren van onze website, voor zover daarvoor toestemming is gegeven wanneer dat wettelijk vereist is;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Grondslagen

Afhankelijk van de verwerking baseren wij het gebruik van persoonsgegevens op:

• uitvoering van een overeenkomst of maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer u een demo aanvraagt of contact opneemt over onze dienstverlening;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor de beveiliging en het technisch beheer van onze website en voor normale zakelijke communicatie;
• toestemming, bijvoorbeeld wanneer voor bepaalde analytische of andere niet-noodzakelijke cookies toestemming vereist is;
• wettelijke verplichting, wanneer wij bepaalde gegevens op grond van de wet moeten verwerken of bewaren.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u die toestemming altijd weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.

5. Cookies en vergelijkbare technieken

Freshino.nl gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Functionele en noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt om de website technisch goed te laten werken, beveiliging mogelijk te maken en uw cookievoorkeuren te onthouden. Wanneer wij analytische of andere niet-noodzakelijke cookies of technieken gebruiken waarvoor toestemming nodig is, worden deze pas geactiveerd nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Via onze cookiebanner kunt u uw voorkeuren instellen en, waar van toepassing, later wijzigen of uw toestemming intrekken. Voor zover op freshino.nl diensten zoals Google Analytics, Hotjar of vergelijkbare analysetools worden gebruikt, worden deze alleen ingezet overeenkomstig de ingestelde cookievoorkeuren en toepasselijke privacywetgeving. Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

6. Formulieren en e-mail

Wanneer u via onze website een formulier invult, gebruiken wij de verstrekte gegevens om uw aanvraag te behandelen en met u te communiceren. Voor het verwerken en verzenden van e-mail kunnen wij gebruikmaken van externe dienstverleners, waaronder Brevo. Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend voor zover dat nodig is voor de betreffende dienstverlening en overeenkomstig de afspraken die wij met hen hebben gemaakt.

7. Bewaartermijnen websitegegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. Als uitgangspunt hanteren wij:

• gegevens uit algemene contact- en demoaanvragen: zolang dit nodig is voor de behandeling en eventuele opvolging van de aanvraag;
• gegevens die onderdeel worden van een klant- of contractdossier: gedurende de looptijd van de zakelijke relatie en daarna zolang dat nodig is vanwege wettelijke verplichtingen of mogelijke rechtsvorderingen;
• technische en beveiligingslogs: gedurende een beperkte periode die noodzakelijk is voor beveiliging, storingsonderzoek en misbruikpreventie;
• cookie- en toestemmingsgegevens: overeenkomstig de geldende instellingen en bewaartermijnen van de betreffende cookies en consent-oplossing.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze.

Deel II: Freshino ERP-webapplicatie

8. Onze rol bij het gebruik van Freshino

Freshino is bedrijfssoftware die door zakelijke klanten wordt gebruikt voor onder andere administratie, relaties, medewerkers, orders, voorraad, logistiek, documenten en facturatie. De Freshino-klant bepaalt in beginsel welke persoonsgegevens binnen Freshino worden vastgelegd, voor welke doeleinden deze worden gebruikt en hoe lang deze gegevens moeten worden bewaard. Voor deze gegevens is de Freshino-klant de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Klok Software B.V. op als verwerker. De afspraken hierover worden vastgelegd in de overeenkomst en, waar van toepassing, een verwerkersovereenkomst tussen de klant en Klok Software B.V. Voor bepaalde gegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken, bijvoorbeeld onze eigen klantadministratie, facturatie en beveiliging van onze dienstverlening, kan Klok Software B.V. zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

9. Welke persoonsgegevens kunnen in Freshino worden verwerkt?

Welke persoonsgegevens worden verwerkt, hangt af van de manier waarop een klant Freshino gebruikt en welke modules en koppelingen zijn ingeschakeld. Het kan onder andere gaan om:

Gebruikers en medewerkers

• naam;
• gebruikersnaam;
• e-mailadres;
• medewerker- of gebruikers-ID;
• wachtwoord in gehashte vorm;
• webapp-code;
• instellingen voor tweefactorauthenticatie (2FA);
• rollen en gebruikersrechten;
• inloggegevens en tijdstippen;
• gegevens over activiteit binnen Freshino.

Relaties en contactpersonen

• naam;
• bedrijfsnaam;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• contactpersoon;
• KvK-nummer;
• BTW-nummer;
• overige zakelijke relatiegegevens.

Dit kunnen gegevens zijn van bijvoorbeeld klanten, leveranciers, telers, afnemers en hun contactpersonen.

Bedrijfsprocessen

Afhankelijk van het gebruik van Freshino kunnen persoonsgegevens voorkomen in:

• orders;
• leveringen;
• voorraadregistraties;
• laadbonnen;
• CMR-documenten;
• facturen;
• financiële administratie;
• certificaten;
• documenten;
• opmerkingen;
• reacties;
• vrije tekstvelden;
• e-mailcommunicatie;
• geüploade foto's en bestanden.

Omdat gebruikers zelf informatie kunnen invoeren en bestanden kunnen uploaden, kan Freshino ook persoonsgegevens bevatten die door de betreffende klant of gebruiker zelf aan het systeem zijn toegevoegd.

Handtekeningen

Freshino kan handtekeningen verwerken die bijvoorbeeld worden geplaatst op laadbonnen, afleverdocumenten of CMR-documenten.

Logging en beveiliging

Voor het functioneren en beveiligen van Freshino kunnen onder andere worden verwerkt:

• IP-adressen;
• datum en tijd van inloggen;
• gebruikers- of medewerker-ID;
• uitgevoerde acties;
• gegevens over recente activiteit;
• technische logs;
• mislukte inlogpogingen en andere gegevens die nodig zijn voor beveiligingsmaatregelen en loginblokkades.

10. E-mail vanuit Freshino

Freshino kan namens een klant e-mails verzenden, bijvoorbeeld met documenten, orderinformatie of andere bedrijfscommunicatie. Daarvoor kunnen onder andere worden verwerkt:

• e-mailadressen;
• afzender- en ontvangergegevens;
• mailinstellingen;
• inhoud en bijlagen van berichten;
• technische gegevens over de verzending;
• maillogs.

Voor de technische verzending kan Freshino gebruikmaken van Brevo of andere door de klant ingestelde mailvoorzieningen.

11. Koppelingen met andere systemen

Freshino kan door een klant worden gekoppeld aan externe diensten. Een voorbeeld daarvan is Exact Online voor financiële en boekhoudkundige gegevens. Welke gegevens met een gekoppelde dienst worden uitgewisseld, is afhankelijk van:

• de betreffende koppeling;
• de instellingen van de klant;
• de gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van de koppeling.

Een koppeling wordt alleen gebruikt wanneer deze voor de betreffende klant is geactiveerd.

Deel III: Freshino mobiele app

12. Welke gegevens verwerkt de app?

De Freshino-app is gekoppeld aan de Freshino-omgeving van de werkgever of organisatie van de gebruiker. Afhankelijk van het gebruik kan de app onder andere de volgende gegevens verwerken:

• inloggegevens;
• een PIN-code voor toegang tot de app;
• namen van eerder ingelogde medewerkers;
• medewerker-ID;
• acties die een medewerker in de app uitvoert;
• handtekeningen op laadbonnen of andere documenten;
• opmerkingen en reacties die een gebruiker zelf invoert;
• foto's en bestanden die een gebruiker toevoegt;
• push-token van het apparaat;
• IP-adres en technische servergegevens.

De PIN-code en gegevens voor snel inloggen worden, voor zover van toepassing, beveiligd lokaal op het apparaat opgeslagen en zijn bedoeld om toegang tot de app mogelijk te maken. Accounts worden niet zelfstandig via de mobiele app aangemaakt. Gebruikersaccounts worden verstrekt of beheerd via de organisatie die Freshino gebruikt.

13. Toestemmingen van het apparaat

Voor bepaalde functies kan de Freshino-app toegang vragen tot onderdelen van het apparaat.

Camera

De camera kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld:

• het scannen van codes;
• het maken van foto's;
• het toevoegen van foto's aan documenten of registraties.

Foto's en bestanden

Toegang tot foto's of bestanden kan nodig zijn wanneer een gebruiker zelf een foto of bestand aan Freshino wil toevoegen.

Lokaal netwerk

Toegang tot het lokale netwerk kan nodig zijn om verbinding te maken met bijvoorbeeld lokale printers of andere ondersteunde apparatuur.

Notificaties

De app kan toestemming vragen om pushberichten te tonen. Het ontvangen van notificaties is optioneel en kan via de instellingen van het apparaat worden gewijzigd. Wij gebruiken deze toestemmingen uitsluitend voor de functionaliteiten waarvoor zij zijn bedoeld.

14. Pushberichten

Voor het technisch afleveren van pushberichten kan Freshino gebruikmaken van diensten van:

• Google Firebase voor Android-apparaten;
• Apple voor iOS-apparaten.

Daarbij wordt onder andere een technisch push-token verwerkt waarmee een bericht naar het juiste apparaat kan worden gestuurd. Freshino gebruikt pushberichten niet voor advertentietracking.

15. Geen advertenties of commerciële tracking in de app

De Freshino-app bevat geen advertentienetwerken en is niet bedoeld om gebruikers over verschillende apps of websites heen te volgen voor advertentiedoeleinden. Wij verkopen persoonsgegevens uit Freshino niet aan adverteerders of andere partijen.

Deel IV: Opslag, beveiliging en privacyrechten

16. Opslag in Nederland

De Freshino-database en de back-ups daarvan worden in Nederland opgeslagen. De centrale bedrijfsgegevens die klanten in Freshino verwerken worden daarmee op servers in Nederland opgeslagen. Voor specifieke ondersteunende diensten, zoals e-mailverzending of pushnotificaties, kunnen externe dienstverleners worden gebruikt. Voor zover daarbij persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige grondslag en passende waarborgen bestaan overeenkomstig de AVG.

17. Subverwerkers en externe dienstverleners

Voor bepaalde onderdelen van Freshino maken wij gebruik van externe technische dienstverleners. Afhankelijk van de gebruikte functionaliteiten kunnen daar onder andere toe behoren:

• onze hosting- en infrastructuurleveranciers in Nederland;
• Brevo voor e-mailverzending;
• Google Firebase voor pushberichten;
• Apple voor pushberichten op iOS.

Daarnaast kan een klant zelf koppelingen met externe systemen activeren, zoals Exact Online. Wij maken met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken passende afspraken over de bescherming, vertrouwelijkheid en beveiliging van persoonsgegevens. Welke diensten daadwerkelijk worden gebruikt, kan afhankelijk zijn van de functionaliteiten en koppelingen die voor een klant zijn ingeschakeld.

18. Beveiliging en versleutelde verbindingen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking of ander onrechtmatig gebruik. Het gegevensverkeer tussen gebruikers en de Freshino-systemen verloopt via beveiligde HTTPS-verbindingen. Hierdoor worden gegevens tijdens de overdracht versleuteld. Daarnaast passen wij, afhankelijk van het betreffende onderdeel, onder andere de volgende beveiligingsmaatregelen toe:

• hashing van wachtwoorden;
• beveiligde opslag en verwerking van inloggegevens;
• gebruikersrollen en autorisaties;
• tweefactorauthenticatie waar beschikbaar;
• logging van relevante systeemactiviteiten;
• registratie en beperking van mislukte inlogpogingen;
• maatregelen tegen ongeautoriseerde toegang;
• back-ups;
• beveiligingsupdates;
• beperking van toegang tot persoonsgegevens tot personen en partijen die deze toegang voor hun werkzaamheden nodig hebben.

De Freshino-database en back-ups worden in Nederland opgeslagen. Wij evalueren onze beveiligingsmaatregelen regelmatig en passen deze aan wanneer technische ontwikkelingen, risico's of wijzigingen in Freshino daar aanleiding toe geven.

19. Bewaartermijnen binnen Freshino

Voor persoonsgegevens die Klok Software B.V. als verwerker namens een Freshino-klant verwerkt, bepaalt de klant in beginsel hoe lang de gegevens worden bewaard. Wij bewaren deze persoonsgegevens gedurende de dienstverlening en overeenkomstig de instructies van de klant, de overeenkomst en de verwerkersovereenkomst. Na beëindiging van de dienstverlening worden gegevens verwijderd, teruggegeven of gedurende een overeengekomen beperkte periode beschikbaar gehouden, afhankelijk van de gemaakte afspraken en eventuele wettelijke verplichtingen. Technische logs en back-ups kunnen gedurende een beperkte aanvullende periode worden bewaard voor beveiliging, herstel en continuïteit. Daarna worden deze volgens onze reguliere procedures verwijderd of overschreven. Voor persoonsgegevens waarvoor Klok Software B.V. zelf verwerkingsverantwoordelijke is, bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

20. Privacyrechten

De AVG geeft betrokkenen verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kunt u onder andere recht hebben op:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen een verwerking;
• overdracht van persoonsgegevens;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Gegevens binnen de omgeving van uw werkgever of organisatie

Gebruikt u Freshino via uw werkgever of een andere organisatie en gaat uw verzoek over persoonsgegevens die deze organisatie in Freshino verwerkt? Neem dan bij voorkeur eerst contact op met die organisatie. De betreffende Freshino-klant is voor deze verwerking in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke. Klok Software B.V. ondersteunt haar klanten waar nodig bij het behandelen van privacyverzoeken. U kunt ook contact met ons opnemen. Wanneer het verzoek betrekking heeft op gegevens waarvoor een Freshino-klant verantwoordelijk is, kunnen wij het verzoek doorzetten naar of afstemmen met de betreffende klant.

21. Verwijderen van een Freshino-account

Freshino-accounts worden in beginsel aangemaakt en beheerd door de werkgever of organisatie die Freshino gebruikt. Wilt u uw gebruikersaccount laten verwijderen of deactiveren? Neem dan contact op met uw werkgever of organisatie. U kunt hiervoor ook contact opnemen met Klok Software B.V. Wanneer de betreffende organisatie verwerkingsverantwoordelijke is, stemmen wij het verzoek met deze organisatie af. Het verwijderen van een gebruikersaccount betekent niet automatisch dat alle gegevens waarin de betreffende gebruiker voorkomt direct kunnen of moeten worden verwijderd. Bepaalde gegevens kunnen onderdeel zijn van bijvoorbeeld orders, laadbonnen, facturen, wettelijke administraties, auditlogs of andere bedrijfsdocumentatie waarvoor een bewaartermijn geldt.

22. Kinderen

Freshino is zakelijke software en is niet bedoeld voor gebruik door kinderen. Onze diensten richten zich op bedrijven, organisaties en hun medewerkers en zakelijke relaties.

23. Geautomatiseerde besluitvorming

Klok Software B.V. gebruikt de in deze privacyverklaring beschreven persoonsgegevens niet zelfstandig voor uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die voor een persoon rechtsgevolgen heeft of hem of haar anderszins in aanmerkelijke mate treft. Wanneer een Freshino-klant gegevens uit Freshino gebruikt voor eigen besluitvorming, is die klant verantwoordelijk voor de wijze waarop dit gebeurt.

24. Datalekken en beveiligingsincidenten

Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, handelen wij overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en onze afspraken met klanten. Wanneer wij optreden als verwerker, informeren wij de betreffende verwerkingsverantwoordelijke over een datalek overeenkomstig de AVG en de gemaakte afspraken.

25. Klachten

Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op. Wij proberen uw vraag of klacht zo zorgvuldig mogelijk te behandelen. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

26. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Freshino wordt doorlopend ontwikkeld. Ook wetgeving, functionaliteiten, koppelingen en de partijen waarmee wij samenwerken kunnen veranderen. Daarom kunnen wij deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op freshino.nl. Bovenaan deze privacyverklaring staat de datum van de meest recente versie. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij klanten of gebruikers daar aanvullend over informeren.

27. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van persoonsgegevens of een privacyverzoek? Neem dan contact op met: Klok Software B.V. / Freshino
Fokkerstraat 21
4143 HJ Leerdam
Nederland KvK: 99788608
BTW: NL869133652B01 E-mail: info@freshino.nl
Telefoon: 0345 - 820 202